Serviciul de eliberare a certificatului/duplicatului certificatului/extrasului de pe actul de stare civilă face parte din categoria serviciilor de eliberare a documentelor de stare civilă care au drept scop confirmarea înregistrării actului de stare civilă și care influenţează apariţia, modificarea sau încetarea drepturilor şi obligaţiilor persoanelor şi caracterizează statutul de drept al faptului de stare civilă respectiv.

Acestea se eliberează pentru utilizare permanentă şi nu sunt pasibile de o oarecare reţinere (retragere), decît în cazurile expres stabilite de legislaţie. Documentele de stare civilă se rețin în condițiile eliberării acestora contrar datelor actelor de stare civilă (fiind apreciate ca fiind neconforme) sau în condițiile identificării falsificării acestora ulterior eliberării acestora de către autoritățile competente.

Duplicatul certificatului de stare civilă se eliberează în următoarele cazuri:

• la deteriorarea certificatului;
• la pierderea certificatului;
• la solicitarea certificatului de model nou în legătură cu transcrierea acestuia în grafie latină. 

Duplicatele certificatelor de stare civilă se eliberează la solicitare:

• titularului actului de stare civilă sau în cazuri excepționale (argumentate în scris) rudelor de gradul I, pe linie dreaptă, ale acestuia;
• membrilor familiei, rudelor decedatului sau altor persoane îndreptățite – în cazul când titularul actului de stare civilă a decedat;
• reprezentantului legal al minorului, persoanei limitate în capacitatea de exercițiu sau declarate incapabilă prin hotărârea instanței judecătorești, părinților, tutorilor sau curatorilor, reprezentantului autorității tutelare;
• reprezentantului împuternicit prin contract de mandat, procură).

Pentru solicitarea duplicatelor certificatelor de stare civilă solicitantul va prezenta:

• Cerere corespunzătoare completată integral; (descarcă cererea aici – certificat naștere, certificat căsătorie, certificat divorț, certificat deces, certificat schimb date).
• Buletin de identitate valabil sau pașaport moldovenesc valabil în original;
• Copia certificatului moldovenesc de naștere, căsătorie, divorț, deces, după caz;
• În cazul cetățeanului străin – copia autentificată notarial a pașaportului SUA valabil, ID, driver’s license;
• Pentru cererile transmise prin poștă se va completa dosarul cu un plic preplătit USPS cu tracking number, și adresa de retur;
• Confirmarea achitării taxelor consulare.

Cererea și dosarul corespunzător urmează a fi expediat către Agenția Servicii Publice care examinează cererea și după caz perfectează actul apoi îl transmite spre Ambasadă.

După recepționarea actelor din Republica Moldova acestea vor fi transmise prin poștă la domiciliul solicitantului dacă sa optat pentru așa opțiune la momentul depunerii actelor și a fost transmis un plic preplătit USPS cu tracking number și adresa de retur. Altfel, ridicarea actelor va fi de la sediul Ambasadei;

Actele emise de către Agenția Servicii Publice sunt fără legalizare cu apostil. Pentru a fi recunoscute pe teritoriul SUA certificatele de stare civilă moldovenești trebuie să conțină Apostila aplicată pe act, cu traducerea actului în limba engleză și Apostila pe traducere (dacă traducerea s-a făcut în Republica Moldova). Pentru a fi recunoscute pe teritoriul Republicii Moldova actele emise de către autoritățile SUA trebuie să conțină Apostila aplicată pe act. Serviciul Apostila pentru actele emise de către autoritățile moldovenești este disponibil DOAR în Republica Moldova – Ministerul Justiției. Prin intermediul oficiilor consulare Apostila nu poate fi aplicată. Pentru detalii privind procedura de legalizare cu Apostil a actelor moldovene accesați https://apostila.gov.md. Pentru detalii privind procedura de legalizare cu Apostil a actelor emise de către autorititățile SUA accesați Office of Authentications (state.gov).

În anumite cazuri, pentru clarificarea unor fapte funcționarul consular este în drept să solicite alte acte/certificate doveditoare eliberate Republica Moldova.